會做事也要懂匯報-三十而慄

在職場上多年,不管是身邊的同事或者是下屬單位,總會看到一些人,每天很認真也很踏實的做事,但一面對每週週會或者臨時性的報告時,總被主管盯的滿頭包,主管認為他沒有把事情做好,而他自己也覺得很委屈,更讓他難過的是,同期的一些同事有些已經升遷了,而他還在原地。

這說明了要懂得如何跟上司互動交流,不是要你學會拍馬屁,而是如何讓上司對交付給你的工作放心,讓上司隨時能夠掌握你的工作進度,同時也讓他掌握你可能遇到的難題等等。所以工作匯報這件事並不像我們想像的那樣簡單,它可輕可重,因為匯報的過程不好,多數老闆都將一直對你的工作不放心,連帶對你也不放心,這很可能都起源於下屬不懂得匯報工作。

跟隨了日本經營之神松下辛之助30年的江口克彥在《我在松下三十年—上司的哲學下屬的哲學》一書中就曾經重點的談論這個問題。他提到說:對於上司來說,最讓人心焦的就是無法掌握各項工作地進度…。如果沒有得到適當的反饋,以後就不會再把重要的工作交給這樣的下屬。所以雖然只是一個簡單的匯報,卻能決定你是否得到上司的肯定。

但也很諷刺的,多數人都不喜歡向自己的上司匯報工作,要麼只顧埋頭工作,不知道工作匯報的重要性,甚至不清楚自己應當匯報些什麼、如何匯報;要麼自己的工作沒有做好,慎至還造成了一大堆問題,不敢面對自己的上司。

那如何做好一個簡明扼要地匯報?我從網路上看到了一個世界經理人的作者寫了一些建議,我把他整理並加入我的一些想法分享給大家:

首先,清楚匯報的內容。匯報的內容主要有兩種,一種是常規性的,比如月度目標、年度目標等,這需要定期匯報,每周或每月匯報一次。一種是非常規性的,比如突發事件、臨時工作等,這需要及時匯報,根據上司的要求匯報,不能讓上司找上門來詢問我們如何如何,同時這個時候也代表事情鬧大了。

第二,把握好匯報的方式。要依據上司喜歡的方式來匯報,上司喜歡口頭的方式,我們就要避免長篇大論;上司喜歡書面的方式,我們就要避免簡簡單單;上司喜歡大事小事匯報,我們就要學會一事一報;上司不喜歡事事匯報,我們就要懂得有所取捨。這樣會讓上司容易聽取我們的匯報。

第三,匯報要真實、簡潔。不要在匯報中有虛假的情況,或者說,不要欺騙自己的上司,一旦讓上司知道我們欺騙了他,他就會對我們以後所有的匯報持有懷疑的態度。也不要過分地誇張和渲染,這會讓上司感覺我們是不是另有所圖,失去對我們的信任,要學會用事實和數據說話。

第四,匯報要準備充分。每一次匯報絕不能簡單化,要作充分的準備,要清楚上司最需要瞭解什麼,以及可能要瞭解什麼。如果我們給上司匯報的是“一張紙”,那麼我們的手裡就要握有“十張紙”,以盡量避免回答上司問題時“張口結舌”,這會讓上司懷疑我們的工作能力和態度。

第五,匯報要親歷親為。我們需要親自而不是讓下屬或他人來代替自己作匯報。親自向上司匯報不僅是對上司的尊重,也是一次與上司進行一對一交流的好機會。很多時候,我們一些好的想法,包括自己的一些要求都可以在這個時候提出來。

第六,不要過分地宣揚自己。匯報的目的是讓上司瞭解我們的工作情況,接受上司的監督和指導,而不是宣揚自己的功勞。我們可以宣揚自己的上司、宣揚自己的團隊,但不能宣揚自己。我們自己做的怎麼樣,只要匯報到位,上司心裡自然是很清楚的。

好的匯報不在於你的口才有多好,而在於你的工作成果有多麼漂亮。因此一個人不只要會做,更要會說。不會做就沒有什麼可說的,不會說就沒有人知道你會做。

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awang

財務管理碩士,目前任職于某投資銀行,專長是財務報表分析與投資學,同時喜歡體驗新科技,對互聯網科技以及風險投資情有獨鐘。本身是一個缺乏安全感,卻又充滿好奇心的人。